蘇州工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院
財務(wù)報銷規(guī)定(修訂)
第一章 總則
第一條 為進(jìn)一步加強(qiáng)財務(wù)管理,嚴(yán)肅財經(jīng)紀(jì)律,強(qiáng)化內(nèi)部控制,規(guī)范財務(wù)行為,根據(jù)《中華人民共和國會計法》《高等學(xué)校財務(wù)制度》《政府會計制度》和《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》等有關(guān)財經(jīng)法律法規(guī),結(jié)合學(xué)校實際,制定本規(guī)定。
第二章 基本原則
第二條 學(xué)校實行誰主管、誰審批、誰負(fù)責(zé)的原則。
第三條 學(xué)校實行項目負(fù)責(zé)人經(jīng)濟(jì)責(zé)任制,各項目負(fù)責(zé)人是該項目經(jīng)費(fèi)的主審批人。
第四條 學(xué)校實行專用經(jīng)費(fèi)部門歸口管理,各歸口管理部門負(fù)責(zé)人是其分管的專用經(jīng)費(fèi)的主要審批人。
第五條 學(xué)校實行大額資金逐級審批制度,按金額大小分別由部門(項目)負(fù)責(zé)人、分管校領(lǐng)導(dǎo)、校長(或校長授權(quán))逐級審批。屬于“三重一大”事項按學(xué)校相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第六條 嚴(yán)格執(zhí)行預(yù)算,在“嚴(yán)肅紀(jì)律,規(guī)范開支”的原則下,學(xué)校各項經(jīng)費(fèi)支出遵循“預(yù)算項目、使用范圍和額度”三不超原則。
第三章 財務(wù)報銷審批權(quán)限
第七條 經(jīng)費(fèi)支出的財務(wù)審批人
1.二級教學(xué)單位黨政負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本單位經(jīng)費(fèi)使用的審批。二級學(xué)院(部)院長(部長)負(fù)責(zé)二級教學(xué)單位日常工作、教學(xué)科研工作、專業(yè)建設(shè)、實驗實訓(xùn)室建設(shè)、師資隊伍建設(shè)、社會服務(wù)等相關(guān)經(jīng)費(fèi)的審批;黨總支(直屬黨支部)書記負(fù)責(zé)二級教學(xué)單位黨的建設(shè)、宣傳工作、思想政治教育工作、黨團(tuán)活動、學(xué)生活動、教工活動等相關(guān)經(jīng)費(fèi)的審批。超出經(jīng)費(fèi)審批權(quán)限的逐級遞交分管校領(lǐng)導(dǎo)、校長審批。
2.部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門經(jīng)費(fèi)使用的審批,超出經(jīng)費(fèi)審批權(quán)限的逐級遞交分管校領(lǐng)導(dǎo)、校長審批。
3.科研經(jīng)費(fèi)、教學(xué)建設(shè)與研究專項、人才專項等項目經(jīng)費(fèi)的審批權(quán),按照科技處、教務(wù)處、人事處等業(yè)務(wù)主管部門的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行,無相關(guān)規(guī)定的由項目負(fù)責(zé)人審批。
4.報銷經(jīng)辦人、審批人為同一人或為直系親屬關(guān)系時,須經(jīng)上一級管理部門直至校長審批。
第八條 經(jīng)費(fèi)審批權(quán)限
1.學(xué)校預(yù)算內(nèi)校外人員經(jīng)費(fèi)審批(含在校學(xué)生發(fā)放)
(1) 一次性支付金額在1000元及其以下的由教學(xué)單位負(fù)責(zé)人、部門負(fù)責(zé)人審批;
(2)1000元以上至5000元(含5000元)由教學(xué)單位負(fù)責(zé)人、部門負(fù)責(zé)人審簽,經(jīng)財務(wù)處負(fù)責(zé)人審核后報分管校領(lǐng)導(dǎo)審批;
(3) 5000元以上由教學(xué)單位負(fù)責(zé)人、部門負(fù)責(zé)人審簽,經(jīng)財務(wù)處負(fù)責(zé)人審核、分管校領(lǐng)導(dǎo)審簽后報校長審批。
2.學(xué)校預(yù)算內(nèi)校內(nèi)人員經(jīng)費(fèi)審批
校內(nèi)人員發(fā)放,由教學(xué)單位負(fù)責(zé)人、部門負(fù)責(zé)人審簽,經(jīng)財務(wù)處負(fù)責(zé)人審核、分管校領(lǐng)導(dǎo)審簽后報校長審批。
發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)、項目、對象應(yīng)以學(xué)校及上級文件、校長辦公會議決定為依據(jù),不得違規(guī)進(jìn)行人員發(fā)放。
3.學(xué)校預(yù)算內(nèi)科研經(jīng)費(fèi)、教學(xué)建設(shè)與研究專項、人才專項等項目經(jīng)費(fèi)審批實行項目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)制。項目經(jīng)費(fèi)支出由項目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審批。
4.學(xué)校預(yù)算內(nèi)其他經(jīng)費(fèi)支出審批
(1)一次性支付金額在5萬元及其以下的由教學(xué)單位負(fù)責(zé)人、部門負(fù)責(zé)人審批;
(2) 5萬元以上由教學(xué)單位負(fù)責(zé)人、部門負(fù)責(zé)人審簽,經(jīng)財務(wù)處負(fù)責(zé)人審核后報分管校領(lǐng)導(dǎo)審批。
5.原則上未列入年度預(yù)算的經(jīng)費(fèi)不得列支,因工作需要確需增加的事項應(yīng)事先與財務(wù)處溝通經(jīng)費(fèi)列支渠道后,報分管副校
長、校長審核,屬于“三重一大”事項按學(xué)校相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
6.公務(wù)借款
因工作需要確需借款的,應(yīng)填寫借款單,注明借款原因及預(yù)算項目后由所在單位負(fù)責(zé)人、分管校領(lǐng)導(dǎo)、校長逐級審批。
(1)借款金額在1萬元及其以下的由教學(xué)單位負(fù)責(zé)人、部門負(fù)責(zé)人審批;
(2)1萬元以上至5萬元(含5萬元)由教學(xué)單位負(fù)責(zé)人、部門負(fù)責(zé)人審簽,經(jīng)財務(wù)處負(fù)責(zé)人審核后報分管校領(lǐng)導(dǎo)審批;
(3)5萬元以上至10萬元(含10萬元)由教學(xué)單位負(fù)責(zé)人、部門負(fù)責(zé)人審簽,經(jīng)財務(wù)處負(fù)責(zé)人審核、分管校領(lǐng)導(dǎo)審簽后報校長審批;
(4)10萬元以上的借款,由校領(lǐng)導(dǎo)集體研究決定。
借用學(xué)校資金應(yīng)在工作結(jié)束二個月內(nèi)報銷結(jié)賬。原則上前賬不清后賬不借。如不能按規(guī)定時間核銷,借款人應(yīng)向財務(wù)處出具書面說明材料,并按借款審批權(quán)限,經(jīng)單位負(fù)責(zé)人、分管校領(lǐng)導(dǎo)、校長審簽。對在規(guī)定期限內(nèi)無正當(dāng)理由未結(jié)清借款的人員,由財務(wù)處通知其所在部門,限期辦理報銷手續(xù)。限期仍未及時報銷結(jié)賬的,從借款人工資中抵扣,直至結(jié)清欠款。
為推廣公務(wù)卡結(jié)算,5000元以下的借款原則上不再辦理。
第四章 財務(wù)報銷票據(jù)要求
第九條 報銷票據(jù)的種類
經(jīng)辦人報銷費(fèi)用時必須提供真實、合法、有效的票據(jù)。財務(wù)可報銷的票據(jù)主要包括稅務(wù)發(fā)票(含電子發(fā)票)、行政事業(yè)性收據(jù)。稅務(wù)發(fā)票必須有稅務(wù)監(jiān)制章并加蓋開票單位發(fā)票專用章(電子票、車船票除外),稅務(wù)局代開發(fā)票需加蓋代開稅務(wù)部門業(yè)務(wù)章和收款單位公章或收款人姓名簽字,行政事業(yè)性收據(jù)必須有財政部門統(tǒng)一印制的財政監(jiān)制章并加蓋開票單位的財務(wù)專用章,電子票據(jù)需經(jīng)審核后方可報銷。
第十條 報銷票據(jù)的填寫要求
1.發(fā)票內(nèi)容真實可靠。原始發(fā)票必須如實填寫經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容,不得弄虛作假。
2.發(fā)票要素填列準(zhǔn)確完整。單位名稱、日期、品名、單價、數(shù)量、金額等要素填寫要準(zhǔn)確完整,字跡清楚,金額大小寫要一致。付款單位名稱須填寫“蘇州工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院”及我校統(tǒng)一社會信用代碼,不得空白或填寫個人姓名及其他字樣。
3.報銷票據(jù)一般不得開具籠統(tǒng)項目(如辦公用品、電腦配件、耗材等),開具籠統(tǒng)項目的需出票單位填開結(jié)算清單(明細(xì))并加蓋發(fā)票專用章;凡在超市購買物品,須提供超市機(jī)制發(fā)票并附購物清單,方可給予報銷。
4.報銷發(fā)票或收據(jù)記載的各項內(nèi)容均不得有涂改現(xiàn)象;內(nèi)容記載有錯誤的,應(yīng)當(dāng)由出具單位重開或者更正,更正處還必須
加蓋出具單位公章;金額記載有錯誤的,應(yīng)當(dāng)由出具單位重開,不得在原始票據(jù)上更正。
第十一條 票據(jù)的報銷期限
1.凡取得當(dāng)年1月1日-11月30日開具的發(fā)票,必須在當(dāng)年報銷。
2.凡取得當(dāng)年12月1日-12月31日開具的發(fā)票,原則上在當(dāng)年報銷,當(dāng)年未能報銷的,必須在次年3月31日前報銷,每年4月1日后不再辦理上一年度票據(jù)的報銷。
3.確因?qū)W校管理規(guī)定而需延期報銷的票據(jù),由經(jīng)手人提交情況說明,并經(jīng)相關(guān)職能部門審批后予以報銷。
第十二條 原始票據(jù)遺失的處理辦法
1.票據(jù)的復(fù)印件原則上不得作為報銷憑證。如業(yè)務(wù)屬非現(xiàn)金結(jié)算的,須提供開票單位出具的留存聯(lián)復(fù)印件并加蓋財務(wù)專用章。復(fù)印件需本人和部門領(lǐng)導(dǎo)簽字,經(jīng)財務(wù)處長審批后,才能作為原始單據(jù)報銷。
2.遺失現(xiàn)金支付的票據(jù)原則上不予報銷。
3.因公出差遺失票據(jù):遺失單程票的,由本人出具書面情況說明,并經(jīng)同行人員證明和部門領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)。遺失火車票、汽車票的,可比照另一單程票價,在規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)給予報銷;遺失單程飛機(jī)票的,可比照同程火車硬臥票價的標(biāo)準(zhǔn)給予報銷。遺失雙程票的,必須慎重核實和處理。
第十三條 國(境)外原始發(fā)票為外文的,應(yīng)用中文注明開支內(nèi)容、金額等。并根據(jù)發(fā)票取得時的匯率換算成人民幣,提供本人簽字確認(rèn)的開票當(dāng)日中國銀行外匯牌價截屏打印稿后予以報銷。
第十四條 取得定額發(fā)票的,須附定額發(fā)票報銷說明,填寫業(yè)務(wù)日期、業(yè)務(wù)內(nèi)容或業(yè)務(wù)用途,并由經(jīng)手人簽字。原則上超過200元需出票單位填開結(jié)算清單并加蓋發(fā)票專用章。
第十五條 對下列不符合規(guī)定的發(fā)票,財務(wù)處不予辦理:
1.內(nèi)容填寫不全、字跡不清或有明顯涂改跡象的發(fā)票。
2.未按規(guī)定加蓋發(fā)票專用章或財務(wù)專用章的發(fā)票。
3.付款單位名稱未填或填寫有誤的發(fā)票。
4.數(shù)量、單價、金額不明確的發(fā)票。
5.大、小寫金額不相符的發(fā)票。
6.經(jīng)查驗后為假發(fā)票,或已作廢的發(fā)票。
7.已超過報銷時效期限的發(fā)票。
8.其他違規(guī)開具的發(fā)票。
第五章 財務(wù)報銷手續(xù)和要求
第十六條 財務(wù)報銷的基本要求
1.費(fèi)用報銷原則上實行“一事一報”,報銷單上事由表述與票據(jù)內(nèi)容必須一致。
2.各類報銷單據(jù)上必須由負(fù)責(zé)人、經(jīng)辦人、驗收人、借款人、領(lǐng)款人等本人審批,相關(guān)人員原則上是學(xué)校在職員工,嚴(yán)禁涂改。
3.每項開支必須有經(jīng)費(fèi)來源(經(jīng)費(fèi)預(yù)算)并符合規(guī)定的開支范圍及標(biāo)準(zhǔn)。經(jīng)費(fèi)審批人按照學(xué)校審批權(quán)限審批。
4.所有報銷票據(jù)上的簽字一律用藍(lán)黑鋼筆或黑色簽字筆,且字跡清晰,不得使用圓珠筆或鉛筆。
5.各類經(jīng)費(fèi)開支報銷時,原則上須使用財務(wù)處統(tǒng)一編制的報銷單據(jù);不同業(yè)務(wù)應(yīng)分單填制;同一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)應(yīng)合并核算,不得人為拆分。
6.各類費(fèi)用報銷原始票據(jù)的粘貼應(yīng)按業(yè)務(wù)性質(zhì),根據(jù)財務(wù)要求分事分類粘貼,對不按規(guī)定的,財務(wù)處有權(quán)不予受理。
7.各類費(fèi)用報銷的領(lǐng)款人原則上不得代領(lǐng),若代領(lǐng),需領(lǐng)款人本人授權(quán)且對代領(lǐng)行為負(fù)責(zé)。
8.嚴(yán)禁虛構(gòu)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),虛列支出、使用虛假票據(jù)套取資金。
第十七條 各類對外采購按學(xué)校采購管理相關(guān)規(guī)定執(zhí)行,達(dá)到詢價、校內(nèi)招標(biāo)、政府采購額度的項目,需在采購實施前辦理采購申請,在報銷時提供經(jīng)審批的采購申請材料和驗收單,詢價項目提供詢價單,校內(nèi)招標(biāo)項目提供中標(biāo)公告及合同,政府采購項目提供項目合同。
第十八條 具體業(yè)務(wù)報銷手續(xù)
1.貨物采購的報銷
(1)固定資產(chǎn)開支的報銷手續(xù)
固定資產(chǎn)開支報銷需到資產(chǎn)管理科辦理有關(guān)登記驗收手續(xù),報銷時提供資產(chǎn)驗收入庫單,涉及本規(guī)定第十七條采購方式的還需要提供相應(yīng)附件材料。
(2)一般物料用品的報銷手續(xù)
一般物料用品的報銷不需辦理固定資產(chǎn)入庫手續(xù),報銷時提供領(lǐng)用單或耗材物料入庫單,附蓋有供貨方財務(wù)章或公章的明細(xì)清單,涉及本規(guī)定第十七條采購方式的還需要提供相應(yīng)附件材料。
(3)采購教材、圖書資料的報銷手續(xù)
學(xué)生教材采購由教務(wù)處統(tǒng)一安排,報銷時提供蓋有供貨方財務(wù)章或公章的明細(xì)清單,涉及本規(guī)定第十七條采購方式的還需要提供相應(yīng)附件材料。
購入圖書資料原則上需到圖書館辦理入庫手續(xù),報銷時提供蓋有供貨方財務(wù)章或公章的明細(xì)清單,涉及本規(guī)定第十七條采購方式的還需要提供相應(yīng)附件材料。
2.工程項目的報銷
工程項目報銷需要提供蓋有施工方公章的工程決算單,聘用監(jiān)理的項目提供有監(jiān)理方簽字蓋章的監(jiān)理意見,達(dá)到工程審計要求的項目提供項目結(jié)算審計報告,聘用代建或集建方的項目提供代建或集建簽字蓋章的支付申請審批單。
3.服務(wù)采購的報銷
服務(wù)采購報銷提供蓋有服務(wù)方公章或財務(wù)專用章的服務(wù)明細(xì)單,涉及本規(guī)定第十七條采購方式的還需要提供相應(yīng)附件材料。
4.會議費(fèi)的報銷
學(xué)校舉辦的會議需嚴(yán)格執(zhí)行《蘇州市市級機(jī)關(guān)會議費(fèi)管理辦法》的規(guī)定,一會一結(jié)算。報銷時提供會議審批文件、《蘇州市市級機(jī)關(guān)會議審批表》、會議通知、費(fèi)用原始明細(xì)單據(jù)和《蘇州市市級機(jī)關(guān)定點(diǎn)辦會結(jié)算單》、房間使用明細(xì)表、專家發(fā)放明細(xì)表、簽到表、會場照片等憑證。
學(xué)校舉辦會議嚴(yán)格按蘇州市市級機(jī)關(guān)會議費(fèi)管理規(guī)定執(zhí)行,報銷費(fèi)用列支范圍包括:住宿費(fèi)(含會場費(fèi)用)、伙食費(fèi)及其他費(fèi)用(含交通費(fèi)、辦公用品費(fèi)、材料印刷費(fèi)、醫(yī)藥費(fèi))等。
5.培訓(xùn)費(fèi)的報銷
學(xué)校組織培訓(xùn)需嚴(yán)格執(zhí)行《蘇州市市級機(jī)關(guān)培訓(xùn)費(fèi)管理辦法》的規(guī)定,嚴(yán)禁超標(biāo)準(zhǔn)超范圍列支,報銷范圍包括:師資費(fèi)、住宿費(fèi)、伙食費(fèi)、培訓(xùn)場地費(fèi)、培訓(xùn)資料費(fèi)、交通費(fèi)等。報銷時提供培訓(xùn)通知、簽到表、培訓(xùn)預(yù)算、培訓(xùn)決算以及相應(yīng)明細(xì)材料。
6.差旅費(fèi)的報銷
(1)差旅費(fèi)報銷應(yīng)根據(jù)學(xué)校差旅審批要求事前申請,返校后按“一次一單”原則報銷差旅費(fèi)用。如同時出差多人,并一起報銷時,必須詳細(xì)列明所有出差人員姓名。參加會議或培訓(xùn),需附會議或培訓(xùn)主辦單位的通知單等材料。
(2)出差時發(fā)生的除交通費(fèi)、住宿費(fèi)、會務(wù)費(fèi)以外的其他費(fèi)用不能附在差旅費(fèi)報銷單后一同報銷,應(yīng)單獨(dú)另行報銷。
(3) 教職工公務(wù)出行交通原則上采用公共交通,不得租用校外車輛。因攜帶大件設(shè)備、出行地區(qū)公共交通不便、同行人數(shù)較多等特殊情況,須事前向所在單位負(fù)責(zé)人申請批準(zhǔn)后,租用校外車輛。
(4)差旅費(fèi)報銷的具體要求及標(biāo)準(zhǔn)詳見學(xué)校差旅相關(guān)管理文件。
7.人員發(fā)放
發(fā)放勞務(wù)費(fèi)、咨詢費(fèi)、專家費(fèi)、獎酬金等人員費(fèi)用的,須按人造冊,同一發(fā)放對象并行。校內(nèi)人員應(yīng)注明人員工號、發(fā)放內(nèi)容等相關(guān)信息,并附發(fā)放依據(jù)。校外人員提供本人簽字的《校外人員發(fā)放登記表》以及工時統(tǒng)計材料,原則上由本人簽收或發(fā)至本人銀行賬戶。嚴(yán)禁虛列、偽造名單,虛報冒領(lǐng)人員經(jīng)費(fèi)。
8.“三公”經(jīng)費(fèi)的報銷
“三公”經(jīng)費(fèi)開支范圍根據(jù)學(xué)校“三公”經(jīng)費(fèi)相關(guān)規(guī)定執(zhí)行,具體的報銷手續(xù)按本辦法規(guī)定實施。
(1)公務(wù)接待經(jīng)費(fèi)使用應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行《江蘇省黨政機(jī)關(guān)外賓接待經(jīng)費(fèi)管理辦法》《江蘇省黨政機(jī)關(guān)公務(wù)接待管理規(guī)定》以及《關(guān)于在公務(wù)接待中開展厲行勤儉節(jié)約、反對餐飲浪費(fèi)行動》等文件規(guī)定,報銷時提供公務(wù)接待審批表、接待方案、派出單位公函(復(fù)印件)、接待清單(復(fù)印件),主要包括接待對象的單位、姓名、職務(wù)和公務(wù)活動項目、時間、場所、費(fèi)用等內(nèi)容,以及加蓋財務(wù)專用章的菜單。
(2)公務(wù)出國出境經(jīng)費(fèi)使用應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行《關(guān)于進(jìn)一步規(guī)范國家工作人員因公臨時出國管理的若干規(guī)定》《關(guān)于加強(qiáng)蘇州市黨政機(jī)關(guān)因公出國(境)經(jīng)費(fèi)管理的通知》等文件規(guī)定,嚴(yán)格履行出國(境)計劃審批和經(jīng)費(fèi)先行審核程序,不得超預(yù)算或無預(yù)算安排因公出國(境)活動。報銷時需要提供項目依據(jù)、項目批復(fù)、出國決算表以及相應(yīng)明細(xì)材料。
9.科研經(jīng)費(fèi)、教學(xué)建設(shè)與研究專項、人才專項等項目經(jīng)費(fèi)的報銷
科研經(jīng)費(fèi)、教學(xué)建設(shè)與研究專項、人才專項等項目經(jīng)費(fèi)的開支范圍按照學(xué)校科技處、教務(wù)處、人事處的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行,具體的報銷手續(xù)要求按本辦法規(guī)定實施。
第十九條 財務(wù)支付結(jié)算方式
1.向外單位購買物品、支付工程款或服務(wù)費(fèi)用原則上開支在2000元及以上(不含公共交通費(fèi)、會務(wù)費(fèi)、版面費(fèi)等)的,應(yīng)通過銀行轉(zhuǎn)賬結(jié)算,不得自行結(jié)算。特殊情況無法轉(zhuǎn)賬結(jié)算,須在報銷時附情況說明,并經(jīng)本人簽字后,由教學(xué)單位、部門或項目負(fù)責(zé)人審核;
2.通過銀行轉(zhuǎn)賬結(jié)算,經(jīng)辦人須提供收款單位全稱、賬號、開戶銀行名稱等信息,并確認(rèn)收款單位名稱與發(fā)票或收據(jù)上收款單位全稱(包括印章內(nèi)容)一致,否則財務(wù)處不予辦理;
3.根據(jù)市財政局規(guī)定,在啟用公務(wù)卡消費(fèi)和報銷后,不再實行現(xiàn)金的借款和報銷。
第六章 附則
第二十條 本規(guī)定自發(fā)布之日起執(zhí)行,《蘇州工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院財務(wù)報銷規(guī)定(修訂)》(蘇工院〔2018〕27號)同時廢止。
第二十一條 本規(guī)定由蘇州工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院負(fù)責(zé)解釋,具體解釋工作由財務(wù)處承擔(dān)。